Systemische benadering bij samenwerkingsproblemen in teams

 

Kennisboek Systeemdenken in de praktijk

Kennisboek Systeemdenken in de praktijk

De film Constructieve roddel is een demonstratie van de systemische benadering bij samenwerkingsproblemen in teams en maakt deel uit van het kennisboek systeemdenken in de praktijk, de kunst van het verbinden.

 

De aard van de film

Hoe leg je in lineaire taal uit hoe een circulair proces eruit ziet? Hoe laat je zien op welke manier je verbinding maakt tussen verbale en non-verbale uitingen van je gesprekspartners? Hoe illustreer je het proces waarin je samen met het team hun onderlinge relaties in beeld brengt? Hoe laat je zien wat het effect kan zijn van een herformulering van jou als begeleider op de sfeer in de groep?

Met andere woorden: op papier zijn de uitdrukkingsmogelijkheden beperkt om de geïnteresseerde mee te nemen in onze fascinatie voor systemische interventies en hun werkingskracht. Van daaruit is het idee van een DVD ontstaan.

De film geeft een indruk van hoe het zou kunnen gaan. Het is geen instructiefilm waarin de stappen van het systemische groepsgesprek geïllustreerd worden, om de eenvoudige reden dat die niet bestaan. De titels die aan de verschillende filmfragmenten zijn gegeven, moeten dan ook niet als zodanig worden opgevat. Ze dienen slechts als houvast voor de kijker en voorts om het verband tussen de tekst in dit hoofdstuk en de film te kunnen leggen.

De volledige film (36 minuten) is een uitsnede van een groepsgesprek dat in totaal ongeveer vier keer zo lang heeft geduurd. De fragmenten zijn zo gekozen dat de kijker een breed scala aan systemische interventies te zien krijgt, afgewisseld met toelichtingen van de externe begeleider.

Uit deze dvd is een selectie gemaakt van 4 minuten waarin een aantal technieken worden getoond:

klik hier voor de film  ‘Constructieve roddel’, een demonstratie van de systemische benadering bij samenwerkingsproblemen in teams

 

Constructieve roddel

Constructieve roddel wil zeggen dat twee mensen praten over een derde waar die derde wel bijzit. De aanwezigheid van die derde maakt dat het gesprek over die derde tussen die twee op een andere manier verloopt dan wanneer die persoon er niet bij zou zijn. Mensen letten veel zorgvuldiger op wat ze zeggen en willen de persoon niet kwetsen.

 

Tekenen van het netwerk

In dit fragment zien we hoe de begeleider via een tekening van de onderlinge verhoudingen teruggeeft hoe hij naar de triade van de ‘duidelijke mannendriehoek’ kijkt en naar het ambigue positiespel van de vrouwen in het team.

De tekening creëert voor de MT-leden nieuwe perspectieven. Om te voorkomen dat dit nieuwe waarheden worden, neemt de externe begeleider deze perspectieven niet over en laat hij ze voor wat ze zijn: nieuwe inzichten van de teamleden.

Wie de tekening wil corrigeren krijgt daarvoor alle ruimte, zoals Jaap die zijn relatie met Stef wil nuanceren. Ook hier geldt weer: de tekening is geen nieuwe waarheid over de onderlinge verhoudingen, maar een constructie daarvan. Een gedeeld beeld hierover is een eerste stap op weg naar meer gezamenlijkheid.

 

Lineair bevragen

In hoeverre er sprake is van zo’n gezamenlijk beeld onderzoekt de externe begeleider met een rondje rechtstreekse oftewel lineaire vragen: ‘wat vind je hiervan?’. Waar mogelijk maakt hij de lineaire beweringen weer circulair:

Joep tegen Stef: ‘Als je je zo alleen voelt staan in een team, dan moet je ook wel heel veel geluid maken om gehoord te worden.’

 

Verdieping nav de film 

De herformulering van wensen naar verwijten, door de externe begeleider geregisseerd, verandert wederom de paradoxale opdracht in een congruente boodschap: de MT-leden vragen hun directeur iets in plaats van dat ze hem voorschrijven hoe hij het moet doen.

Van verwijten naar wensen is één. Een tweede ombuiging is te zien in de beweging van exclusief naar inclusief communiceren. In exclusieve communicatie sluiten beweringen elkaar uit, in inclusieve communicatie worden ze met elkaar verbonden.

 

Uitdagen

Iedereen die met groepen ‘op de hei’ heeft gezeten kent het gevoel van schijnbare euforie als er wensen, voornemens en acties op de flap staan waar iedereen het mee eens is. Er is opluchting dat er iets op papier staat, maar de scepsis of het ook echt gaat werken is minstens even groot: als het samenwerkingsprobleem zo hardnekkig is, terwijl iedereen al zoveel heeft geïnvesteerd, hoe kan het dan dat dit probleem nu in een paar uur opgelost is? In plaats van deze scepsis als weerstand te kwalificeren die niet al te veel aandacht behoeft, daagt de externe begeleider het team uit om nog een laagje dieper te spitten.

 

Een nieuw verhaal maken

Kunnen de teamleden de slag maken van een wensenlijstje richting hun leidinggevende naar iets waar zij zich als collectief ook echt mee kunnen verbinden? Een nieuw verhaal dat houvast geeft en dat hen allemaal helpt om op een andere manier te kijken en te handelen? In deze casus zet de externe begeleider hiertoe drie interventies in: de positieve omkering, ontschuldigen of normaliseren, en het uitspreken van de intentie tot een paradoxale opdracht.

 

Subsystemen uit elkaar halen

De externe begeleider maakt het nieuwe verhaal robuuster door nieuwe grenzen binnen het team te markeren. Hierdoor kan de directeur meer in positie komen en kunnen er functionele samenwerkingsverbanden gaan ontstaan binnen en tussen de lijn- en de stafmanagers. Iedereen krijgt een rol in het verbeteren van de samenwerking vanuit een hernieuwde positionering. Het is voor de teamleden acceptabel om op grond van een hernieuwde positionering bij te dragen aan verbeterde samenwerking. En het is voor hen aantrekkelijker dan dat de samenwerking vanuit henzelf tot stand moet komen door goede voornemens uit te spreken. Denk bijvoorbeeld aan veelvoorkomende ‘afspraken’ die in dit soort situaties gemaakt worden om ‘beter naar elkaar te luisteren’, ‘elkaar meer feedback te geven’ of ‘elkaar meer ruimte te geven’. In de film is te zien hoe lijnmanager Quirien – weliswaar nog wat scherp van toon – onmiddellijk haar nieuwe positionering oppakt jegens haar P&O-collega Wanda: ‘Ik kan me voorstellen dat jij meer oplossingen weet dan wij kunnen bedenken, daar ben je deskundige voor op de producten. Maar ik hoop toch wel dat jij ervan uitgaat dat wij vertellen welke problemen we opgelost willen hebben, dat is niet aan jou.’

 

Aan het werk

De externe begeleider stelt voor om in de subteams te gaan praten over wensen en mogelijkheden in de ontspannen context van een dineetje. Daarmee creëert hij zowel een positieve context als een positieve insteek voor de inhoud van de gesprekken. Hierna sluit hij af met woorden die verstaan kunnen worden als een uiting van zijn vertrouwen in de veerkracht van dit systeem: ‘aan het werk’.